Economía fácil

Cómo usar Excel básico para optimizar las finanzas domésticas

Es más que probable que hayas escuchado hablar de la digitalización empresarial en más de una ocasión en las últimas semanas. La digitalización se repite como un mantra prometiendo innumerables beneficios para las empresas en las que se aplica de forma correcta. Atrás quedan los días en los que este proceso consistía simplemente estar presente en la web. Después vino el comercio electrónico, las redes sociales y ahora la inteligencia artificial es la última tendencia.

Ante este panorama, cabe preguntarse ¿hay alguna forma de aplicar estas herramientas (o versiones simplificadas) para optimizar las finanzas del hogar? o, dicho de otro modo ¿cómo podemos sacar partido los consumidores de estas herramientas de digitalización?

Yolanda Cuesta Altieri es economista experta en Microsoft Excel. En la actualidad ejerce la docencia como profesora de Gestión económica en la Escuela de Profesionales Alcazarén de Valladolid. Además, imparte cursos 'online' a través de plataformas como LinkedIn Learning.

«En las hojas de cálculo de programas como Excel podemos ejecutar acciones y operaciones bastante básicas, por lo que cualquier usuario doméstico, sin la necesidad de contar con conocimientos avanzados, puede recurrir a ellas como modo de optimizar sus finanzas», afirma Cuesta. «Basta con abrir el programa e ir escribiendo los gastos para, por ejemplo, recopilar todos los importes mensuales de la economía de un hogar».

Además de hojas de cálculo, este tipo de programas incluye opciones como las fórmulas, que permiten «realizar operaciones matemáticas de forma casi automática». Algunos ejemplos son 'suma' o 'promedio' (esta última puede ser especialmente útil a la hora de calcular medias de cantidades grandes de datos).

Por otro lado, estas aplicaciones también permiten ir un paso más allá y realizar funciones más elaboradas. «Existen plantillas predefinidas en las que aparecen reflejados los ingresos y gastos, así como su distribución mensual, en la que ir apuntando toda la información», como recuerda Yolanda Cuesta. De esta forma, se puede facilitar la elaboración de, por ejemplo, balances de gastos personales en un hogar concreto, con el fin de consultar su evolución. Esto también puede contribuir a optimizar los ahorros, ofreciendo datos como aquellos conceptos cuyos importes reflejan cantidades que exceden los presupuestos planificados.

Aunque existen algunas plantillas disponibles dentro de las propias hojas de cálculo en el programa de Microsoft Excel, también existe la posibilidad de descargar plantillas externas y aplicarlas a Excel. Estos recursos adicionales pueden descargarse de forma gratuita en diferentes páginas web.

Sin embargo, Cuesta nos recuerda que «a la hora de descargar herramientas o recursos gratuitos (externos), es necesario tener cuidado y recurrir siempre a fuentes confiables; porque muchas veces son reclamos para sustraer datos o información que no se debe compartir. Esto es especialmente sensible al hablar de números y economía».

A pesar de que Microsoft Excel es la aplicación informática de hojas de cálculo más extendido, existen otras muchos programas con funciones semejantes que pueden ser utilizadas para el control de las finanzas personales, como pueden ser las hojas de cálculo de Google (de uso online y gratuito) o 'Numbers', una versión similar a Excel, nativa en los dispositivos de Apple.

Actualmente, además, existen diferentes aplicaciones en las principales tiendas de 'apps' de los dispositivos móviles que también pueden ayudar a gestionar el ahorro de forma correcta. «Sin embargo, antes de descargar estas herramientas, nuevamente es recomendable tener cuidado y cuidar que se trate de fuentes confiables», aconseja Cuesta.

Hablar de digitalización, a todos los niveles, implica hablar de inteligencia artificial. La IA se ha convertido en un factor clave en los últimos meses para los procesos de transformación digital de las empresas. Estas tecnologías son capaces de proporcionar herramientas como asistentes virtuales de atención al cliente o incluso algoritmos que pueden contribuir a la toma de decisiones.

Las finanzas domésticas no son la excepción, ya que «las herramientas de inteligencia artificial pueden ser de gran utilidad para mejorar la economía doméstica, pero es necesario ser especialmente cautelosos» ya que, a la hora de facilitar datos a los diferentes programas de inteligencia artificial, nunca se es realmente consciente de qué ocurre con los datos proporcionados. «Yo no usaría herramientas como Chat GPT para meter datos delicados, a menos que se haga de manera muy anónima y sin dar muchas especificaciones», afirma Yolanda Cuesta. «Quizás lo podría utilizar para pedir diseños de plantillas concretas que se adapten a mis necesidades; así como recomendaciones generales relacionadas con las finanzas». «Meter datos reales y personalizados no es recomendable», concluye.

No hay excusa para no emplear las hojas de cálculo. Microsoft Excel puede utilizarse en prácticamente todos los ordenadores (o, en su defecto, las hojas de cálculo de Google, ya que es una herramienta gratuita).

Sin embargo, su uso puede parecer complejo para ciertas personas, que se mantienen reticentes a iniciarse en este tipo de programas informáticos. «No hay que tener miedo a que Excel pueda resultar difícil o demasiado complejo», apunta Cuesta. «En los últimos tiempos, las pantallas, los comandos o los iconos han evolucionado hasta convertirse en herramientas bastante intuitivas». «Además, ahora estamos más acostumbrados al uso de móviles y dispositivos electrónicos en general, lo que hace que el trabajar con Excel no suponga una dificultad especial».

Para aquellos usuarios que quieran iniciarse en Excel u otros programas de hojas de cálculo, Cuesta recomienda, «en primer lugar introducir los datos, luego las fórmulas, gráficos y otras funciones». «Para controlar las finanzas personales bastará con tener anotados los ingresos, gastos, las sumas de los importes y ver los saldos restantes. Es fácil», concluye.

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