¡Cuidado, así puedes perder tu correo electrónico!

Quién no tiene una cuenta de correo electrónico, incluso dos o más. Un email puede llegar a resolvernos los trámites igual de bien o mejor que un móvil (de hecho, serán pocos los trámites en los que no se nos pida una dirección). Pero no solo eso, a esas cuentas tenemos asociadas fotos de hace varios años y archivos de mtodo tipo que se guardan en la nube, e incluso las citas del calendario, que ya es raro usar calendario de papel. De ahí el trastorno que supone cambiar de email. Pero, al margen de las molestias que implica ese cambio –cuánta gente se ha arrepentido del nick que eligió hace veinte años para abrirse la cuenta...– y de hacer llegar a todos nuestros contactos el 'sitio' donde pueden contactarnos a partir de ahora. ¿Qué ocurre con esas direcciones de correo electrónico que ya no usamos?

Es tal el volumen de emails abandonados que las principales proveedoras de cuentas de correo tienen un protocolo de limpieza para inactivarlas.

Que Google o Microsoft cierren una cuenta no es algo muy habitual pero puede suceder si hace tiempo que no la usamos. Funciona así.

Los principales servicios de Goole son el correo web Gmail, el almacenamiento de imágenes y vídeos en la nube Google Fotos y el almacenamiento en la nube de archivos de Drive, que incluye documentos, hojas de cálculo, presentaciones, dibujos, formularios, la pizarra física jamboard y la herramienta para creación de páginas web sites.

La empresa tiene en consideración por separado tres servicios, Gmail, Google Fotos y Google Drive; es decir, si no entras en Fotos pero sí en Drive y Gmail, solo se eliminaría el contenido de Google Fotos. Cada cuenta de Google cuenta con un espacio gratuito de 15 GB para todos los servicios que ofrece; si el usuario necesita más, debe contratarlo con Google One.

En junio de este año Google puso en marcha un contador y estableció que aquellas cuentas que no se utilicen en dos años se desactivarán y se reserva la opción de borrar el contenido si supera el límite gratuito de 15 GB.

El contador no se activa cuando se trata de cuentas de usuarios que tienen contratado una suscripción a Google One, el servicio de almacenamiento en la nube de Google, siempre que no superen la cuota de almacenamiento.

Si a partir de abril de 2023 Google detecta que un usuario lleva casi dos años sin hacer nada con la cuenta, enviará recordatorios por SMS y correo electrónico de lo que puede suceder tres meses antes de que se cumplan los dos años de inactividad. Entrando en la cuenta y usando el correo, Fotos y Drive reinicia el contador de tiempo.

La manera más sencilla de mantener todos los servicios de Google activos es, simplemente, iniciar sesión en una cuenta de Google, tener conexión con internet y entrar de manera periódica a Gmail, Google Fotos y Google Drive: abrir un correo o eliminarlo, cargar Drive en el ordenador o en el móvil, compartir una foto o crear un álbum… Si hay varias cuentas, cada una de ellas se cuenta por separado.

Para no arriesgarse a perder los datos es aconsejable configurar el administrador de cuentas activas en https://myaccount.google.com/inactive, en el que indicas a Google si quieres que esa información se borre o se comparta con alguien de confianza (se pueden añadir hasta diez personas a las que se notificará que la cuenta se va a volver inactiva) y si das permiso a esa persona para que se descargue toda la información de la cuenta. Google le enviará un correo indicándoselo.

Microsoft tiene una larga trayectoria a lo largo de la cual servicios que eran muy populares han ido desapareciendo para dejar paso a otros. Es el caso de cuentas de correo que ya tienen un tiempo y han ido cayendo en desuso.

En 2019 la empresa anunció que iba a cancelar aquellas que no se utilizasen en dos años y a finales del pasado mes de agosto comenzó ya el proceso de cierre de cuentas. Actualmente la cuenta Microsoft sirve para acceder a múltiples servicios.

Cuando se cierra una cuenta Microsoft el usuario ya no podrá acceder a su contenido ni a los servicios asociados. Esto supone que perderá el correo electrónico de Outlook.com, Hotmail, Live o MSN y, por ejemplo, el almacenamiento de archivos en la nube de OneDrive, las videoconferencias de Skype, la plataforma de trabajo en equipo Microsoft Teams, el gamertag de la consola Xbox o licencias perpetuas digitales de Office.

Microsoft especifica que eliminará los datos y el contenido asociado a menos que la legislación aplicable obligue a la empresa a conservarlos, devolverlos o enviárselos al usuario o a otra persona que este haya indicado.

Microsoft establece que para mantener una cuenta activa (y, por lo tanto, los servicios asociados a ella) el usuario debe iniciar sesión una vez cada dos años. Si no lo hace, la cerrará. No obstante, eso no ocurre sin avisar. La empresa envía un correo advirtiendo de la fecha en la que el usuario dejará de tener acceso a los servicios si no mantiene activa la cuenta.

Si la cuenta está bloqueada porque el usuario ha infringido las condiciones de uso de Microsoft (por participar en actividades ilegales o que causen daño a menores de edad, se use el correo para hacer 'phising' o spam o compartir pornografía, entre otros), también se aplican los dos años de inactividad antes de cancelar la cuenta.

Para evitar el cierre de la cuenta hay que entrar, al menos, una vez cada dos años e iniciar sesión en la bandeja de entrada de Outlook.com y en la cuenta de OneDrive, en ambas. Para mantener los servicios de Xbox y conservar el gamertag hay que iniciar sesión en los servicios de Xbox una vez como mínimo cada cinco años.

Microsoft recomienda realizar copias de seguridad con regularidad para no perder los datos en caso de cierre de cuenta.