Segovia

La digitalización de los archivos solo alcanza el 10% de los documentos que custodian

La directora del Archivo Provincial de Segovia, María Pía Senent, define sus nueve kilómetros de documentación –estanterías suficientes para unir Segovia y La Granja– como «el patrimonio histórico de la gente normal». La verdadera lengua. «La gente va a la biblioteca a leer a Cervantes, ¿por qué no te lees el documento de un garrulo que no sabe hablar. También es castellano». Como en otras provincias, esta figura centralizó los archivos de la Delegación de Hacienda y los protocolos notariales de más de 100 años. Desde mediados del siglo XX, recoge todo lo que genera la Administración General del Estado en la provincia. Guardia unos 12.000 protocolos notariales y cerca de otros tantos planos catastrales.

Pese a semejante volumen de información, aún caben entre 1.000 y 1.500 metros lineales. La directora habla de un trabajo artesanal para asegurar que en las cajas no haya aire, un tercio del espacio en muchos envíos procedentes de oficinas. «Eso nos obliga a un repaso sistemático de toda la documentación. Es un trabajo arduo; se va haciendo sitio, pero poco a poco». El año pasado acudieron presencialmente 931 investigadores, que consultaron 3.010 documentos, y llegaron 1.270 cajas nuevas, es decir, 1,2 millones de páginas. Las consultas online, 475, apenas representan un 13,6% del total.

La Junta de Castilla y León tiene un programa piloto de informatización de sus archivos. Senent habla de un proceso metódico. «La documentación no se puede digitalizar sin descripción porque solo conseguiría convertir el batiburrillo de papeles desordenados en un batiburrillo de imágenes desordenadas». Así que la organización precede al escaneo. En Valladolid hay unas 600 cajas del archivo segoviano ya descritas –con algo más de 1.000 folios por caja– para digitalizar. Del total de documentos, cerca del 10% está informatizado. «No voy a digitalizar todo». El problema de la digitalización es el tiempo, máxime si los estándares de descripción son elevados. Algunos documentos se conservan por su valor histórico, pero apenas se usan, así que no compensa el proceso. «¿Cuánta gente estudia las tierras de un término municipal en el proceso de desamortización en la provincia de Segovia?»

Sí pone en valor la utilidad de la memoria histórica, como los presos políticos. O el Catastro del Marqués de la Ensenada –una declaración de la renta de los pueblos en el siglo XVIII–, objeto diario de consulta en sus salas. Otros se digitalizan por conservación; como unas hojas de metro y medio de ancho por seis de largo. «El día que estuvimos describiéndolo había que sujetarlo para que no se cayera de la mesa». Lo mismo ocurre con las miniaturas, que se resienten ante la manipulación. El Archivo describió el año pasado 1695 cajas, es decir, casi 1,7 millones de páginas.

«El origen del archivo es la garantía de los derechos ciudadanos», subraya la directora, que define su tarea como el último eslabón de una cadena que empieza en las ventanillas de registro. Por eso diferencia las consultas administrativas de la investigación y apunta que los archivos no tienen por qué servir para escribir historia, sino que son la base de cualquier ciencia. Y cita el diario de navegación que explica los fenómenos de El Niño y La Niña. No solo está la vida de los reyes, sino los antecedentes del clima actual.

El Archivo Diocesano de Segovia se remonta a 1120, fecha de la restauración de la diócesis, y reúne su patrimonio documental durante nueve décadas. El fondo tiene documentación medieval –unos 40 pergaminos–, pero el grueso es posterior al Concilio de Trento, a mediados del siglo XVI. Cuenta con expedientes matrimoniales (1570-2012), órdenes sagradas –personas que han recibido la Orden Sacerdotal–, la correspondencia ordinaria con párrocos u otros obispados o la documentación de capellanías, órdenes religiosas y cofradías. También guarda el archivo del Hospital de la Misericordia, clave para el estudio de epidemias, y los archivos parroquiales de algunos pueblos de la provincia. En total, entre 8.000 y 9.000 cajas distribuidas en armarios compactos para una superficie de unos 25 metros de largo y cinco de ancho.

Su digitalización se centra en los libros sacramentales de bautizados, difuntos y casados en las parroquias de la capital y la provincia, especialmente consultados por el creciente interés que han despertado los árboles genealógicos. El 80% se escaneó a través de meras fotografías en 1985, pero la tarea continúa en los últimos años. «Salen constantemente libros, queda campaña de sobra. Es un goteo constante», subraya su archivera, Mar Peñas, que ha añadido en los últimos años parroquias como San Justo o pueblos como Arahuetes o Pajares. Algunos libros han requerido de restauración antes de pasar por el escáner. «La calidad de la reproducción depende de la calidad del original. Hay gente que prefiere las imágenes digitales porque pueden ampliarse. Y los originales, ni con lupa».

La documentación digitalizada oscila entre el 5 y el 10% y permitió, por ejemplo, salvar los archivos de Garcillán cuando se incendió la casa del párroco. «Que la gente esté tocando continuamente la misma documentación produce un deterioro, más que el que tienen los libros antiguos por sí mismos. Queremos que esa documentación se conserve para las generaciones futuras». El año pasado acudieron a su sala 390 investigadores, más otras 190 consultas online. Supone una respuesta ante la dificultad para consultar la información en los pueblos, pues el párroco tiene menos disponibilidad horaria.

El Archivo General Militar de Segovia asume la digitalización a través de empresas especializadas del sector y las peticiones que gestiona su propio personal a la demanda: por ejemplo, mandar por correo electrónico una hoja escaneada. El cálculo de su director, el teniente coronel Javier Alonso, es que cuenta con un 5% de su documentación escaneada. «Hay que digitalizar lo que te piden». En un lugar donde predominan los expedientes personales, cada petición satisfecha –el historial de un soldado– engorda la base de datos. Esa rutina se complementa con efemérides. Por ejemplo, el centenario de la Legión llevó a escanear los altos mandos, los laureados o las medallas militares. Lo que Alonso llama «gente más famosilla». Algo parecido ocurrió con el 150 aniversario de los primeros ferrocarriles. «No podemos empezar con la A y seguir con la B. Es una misión que nunca podríamos acabar».

El Grupo de Archivos Segovianos comparte conocimientos desde 2016 con motivo del Día Internacional de los Archivos, que la Unesco celebra en 9 de junio. Incluye un total de 14: los de la Catedral, el Diocesano, el de la Diputación, el municipal de Segovia, los dos de la Junta –el Provincial y el Territorial– y los municipales de Sepúlveda, Real Sitio de San Ildefonso, Bernardos, El Espinar, Santa María de Nieva, Cuéllar y Fresno de Cantespino.