Un privilegio rodado de Vertavillo de 1284, camino del archivo electrónico

El Archivo de la Diputación Provincial de Palencia, ubicado en el castillo de Fuentes de Valdepero, ha centrado sus esfuerzos en el último año en la implantación del archivo electrónico único. El archivo, que comprende documentos de cualquier época y soporte material, producidos, reunidos o conservados en el ejercicio de sus funciones por la Diputación Provincial a lo largo de su historia, para su utilización en la gestión administrativa, la información ciudadana, la proyección cultural y la investigación científica, ha sido visitado este lunes por la vicepresidenta primera de la Diputación, María José de la Fuente, y la diputada Patricia Pérez.

La puesta en marcha del archivo electrónico coincidirá con la adopción del nuevo software, una vez se haya realizado la migración de los expedientes y documentos electrónicos contenidos en el anterior y la integración en el mismo de las funcionalidades necesarias para su correcto funcionamiento. En la Diputación existe una Unidad Funcional de Transformación Digital y Gestión del Cambio que tiene como objetivo impulsar el avance de la información digital para incrementar la calidad de los servicios públicos que ofrece la Diputación esta entidad. Esta unidad se reúne periódicamente para debatir y decidir cuestiones relacionadas con la implementación del archivo electrónico, entre otros aspectos, determinando las líneas generales a seguir.

Paralelamente, desde la Sección de Archivo del Servicio de Cultura se ha entrevistado a todos los departamentos de la institución provincial para analizar las funciones que desempeñan cada uno de ellos en la atención al ciudadano con la intención de poder estandarizar y determinar las necesidades de todos ellos y, posteriormente, trasladarlas a la gestión del Archivo Electrónico. El resultado de estas entrevistas ha quedado plasmado en una 'hoja de ruta' donde se analiza la situación actual y los pasos a seguir para implementar el archivo electrónico.

Gracias a la buena predisposición e implicación de todos los departamentos se ha podido elaborar un 'Catálogo de procedimientos' que mejora el anterior. Este catálogo de procedimientos, que actualiza el ya disponible en la sede electrónica de la página web de la Diputación de Palencia, proporciona una herramienta que presenta de manera clasificada y estructurada toda la información relevante sobre los procedimientos y servicios que ofrece la Diputación.

Una vez finalizado el catálogo y con una hoja de ruta ya establecida, el siguiente pase es la elaboración de un cuadro de clasificación, trabajo que se está realizando en la actualidad. El cuadro de clasificación refleja, de manera jerarquizada y lógica, todas las funciones y actividades de la Diputación. Esta es una herramienta fundamental para la elaboración posterior del 'calendario de conservación' donde se analizarán y valorarán cada una de las series documentales que integran el cuadro de clasificación. Este análisis permitirá determinar, en base a una serie de reglas, si los expedientes electrónicos deben eliminarse total o parcialmente o si, por el contrario, deben conservarse de manera definitiva.

Todo este proceso conllevará un cambio en la normativa reguladora del Archivo de la Diputación de Palencia para adaptarla al establecimiento del archivo electrónico. Con la transferencia de la documentación física al Archivo de la Diputación desde los diferentes servicios que la integran, la intervención del archivero comienza una vez la recibe, pero con la gestión de documentos y expedientes electrónicos y la implantación del archivo electrónico, su actuación comenzará desde el momento de la creación o recepción de los documentos o expedientes en las unidades de gestión administrativa, es decir al inicio del procedimiento.

Además de los trabajos que se están realizando para la implantación del archivo electrónico, el Archivo de la Diputación desempeña otras funciones como, por ejemplo, la asistencia y cooperación a los ayuntamientos de la provincia para organizar sus archivos municipales donde se custodia un rico patrimonio documental con la finalidad de salvaguardarlo y mejorar su gestión administrativa. Esta asistencia se lleva desde 1981, y se han realizado más de 300 intervenciones, lo que ha generado que la Diputación disponga de referencias de casi la totalidad de archivos municipales y de juntas vecinales de la provincia. El archivo ocupa alrededor de 3 kilómetros lineales de documentos, contiene más de 28.000 unidades, entre cajas, libros o planos, con 287.000 descripciones archivísticas. También incluye 17.535 fotografías, y 600.000 documentos e imágenes digitales. El documento más antiguo custodiado en el archivo perteneciente al fondo de la Diputación es del 8 de mayo de 1822, y el más antiguo, pero que no es de la institución, pertenece a Vertavillo y es un privilegio rodado de 1284.

Asimismo, desde el Archivo se presta asesoramiento técnico a los ayuntamientos sobre las diversas cuestiones relacionadas con sus archivos municipales y se ofrece el servicio de depósito temporal de la documentación municipal, sobre todo la histórica, cuando el municipio no dispone de espacio o carece de instalaciones adecuadas. Todo ello, se hace con la finalidad de evitar la pérdida o deterioro de su patrimonio documental.

También se lleva a cabo la recepción de la documentación transferida desde los diferentes departamentos que componen la Diputación de Palencia y su posterior gestión documental. Destaca también la atención a las consultas, tanto externas como internas de la documentación custodiada. Estas consultas son muy variadas debido a la gran cantidad de documentación que custodia el Archivo, abarcando desde cuestiones sobre antecedentes familiares hasta expedientes administrativos.

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